SEI UN AVVOCATO E NOTIFICHI IN PROPRIO A MEZZO POSTA?
NOTIFICA A MEZZO POSTA CARTACEA CON STRUMENTI TELEMATICI
Notifiche: Legge n. 53/94
Notifica in proprio
Con la conversione in legge del d.l. 2 marzo 2024, n. 19 (l. 29 aprile 2024, n. 56), è stato introdotto l’art. 25-bis del decreto, recante disposizioni per favorire l’impiego di mezzi telematici per le notificazioni di atti civili, amministrativi e stragiudiziali da parte degli avvocati.
E’ stato modificato l’articolo 3 L. n. 53/94 con l’inserimento del comma 2-bis:
«2-bis. È consentita la notificazione tramite un invio postale generato con mezzi telematici. A tal fine, nella relazione di notificazione il notificante dà atto delle modalità di invio e indica il nome, il cognome, la residenza o dimora o domicilio del destinatario, nonché il domicilio del notificante, il numero del registro cronologico di cui all’articolo 8 e gli elementi previsti dal comma 2 del presente articolo.
Atto sottoscritto digitalmente
Stampato, imbustato e notificato in cartaceo
L’atto è sottoscritto digitalmente dal notificante nel rispetto della normativa processuale, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. L’ufficiale postale appone la propria firma digitale o un sigillo elettronico qualificato sul documento informatico, stampa la copia da notificare e l’avviso di ricevimento e confeziona il piego raccomandato, riportando su ciascuna pagina della copia da notificare il numero identificativo dell’invio postale e attestando la conformità della copia al documento informatico trasmesso. Nell’avviso di ricevimento sono contenute le indicazioni di cui al comma 2».
Caratteristiche del servizio
Non solo Atti giudziari
POSTE ITALIANE spa
Tutte le operazioni sono eseguite da Poste Italiane Spa. Stampa imbustamento, recapito in busta verde , tracciatura , restituzione cartolina per PEC
RECCOMANDATE, PEC E TELEGRAMMI
Oltre agli Atti Giudiziari è possibile inviare Raccomandate, PEC Telegrammi, lettere ordinarie
Borsellino a scalare
Dal conto a scalare vengono detratti i costi dei servizi e all’esaurirsi del credito è necessario effettuare la ricarica del plafond.
Processo di notifica telematica
Legge 53/94 Art 3 comma II e II bis
SCRIVI IL TUO ATTO
Dal tuo PC come fai normalmente ed utilizzando i medesimi stumenti di sempre, Word, software gestionale ecc..
Prepara la relata
Sulla relata, che di solito posizioni nell’ultima pagina, inserisci i dati necessari per notifica in proprio ed il tuo numero di cronologico.
FIRMALO DIGITALMENTE
Firma digitalmente con la tua chiavetta il documento contenente l’atto di citazione e la relata di notifica in formato P7M – Pades
CARICALO SULLA PIATTAFORMA
sfoglia il file preparato sul tuo computer e caricarlo sulla piattaforma, indicando il mittente ed i destinatari , indica il numero di cronologico nell’apposito spazio
APPROVA l'anteprima
In una manciata di secondi i sistemi di Poste Italiane aggiungono una cover page gratuita al tuo atto dove saranno indicati tutti i dati per effettuare la notifica al destinatario a mezzo posta
Approva il preventivo
Il prezzo dell’atto è stabilito da Poste Italiane a tariffa Business in base al numero di pagine (peso) ed al tipo di stampa scelto
generazione ATTO per la stampa
Il sistema di Poste Italiane GENERA il numero di atto giudiziario e lo inserisce su tutte le pagine e sulla cover insieme al cronologico. appone un’attestazione di conformità rispeto alla copia che andrà in stampa ai fini dell’invio a mezzo posta cartacea
PRELEVA LA RICEVUTA LEGALE
Preleva la ricevuta legale di accettazione firmata e DATATA digitalmente da Poste Italiane (equivale al timbro postale)
Cosa avviene dopo l’invio telematico?
Tutte le operazioni sono effettuate direttamente da Poste Italiane!
Esegue per te tutte queste operazioni
Stampa e imbustamento
L’atto , ovvero il PDF completo di cover e relata, viene stamapato e imbustato entro 48 ore lavorative dai centri stampa di Poste in maniera automatica e industrializzata.
Ritiro dell'atto firmato digitalmente
L’atto contenente il sigillo di conformità alla copia stampata per il recapito , viene firmato, datato digitalmente da Poste Italiane , e reso disponibile per il download per 60 giorni per poi essere cancellato.
Immissione nel circuito di recapito
L’atto cartaceo viene immesso nel circuito per il recapito di Poste Italiane che lo notifica al destinatario secondo le procedure standard di notificazione a mezzo posta, così come previsto dalla norma
Notifica e Traking
La ricevuta 23L viene restituita al mittente in cartaceo o per PEC cosi come richiesto all’atto della spedizione. Viene emessa la CAN o la CAD asseconda dell’esito della notifica. Tutte le fasi sono disponibii sul tracking ed esportabili in formato excel
Rispondiamo alle tue domande
Facciamo chiarezza
Siete un operatore postale?
No, siamo un’azienda tecnologica ed offriamo questo servizio di corrispondenza online ai clienti in quanto riteniamo possa semplificare i loro processi interni. Consentiamo la completa automatizzazione dei processi di gestione della corrispondenza cartacea in uscita. Offriamo una completa dematerializzazione della corrispondenza tradizionale che, elaborata e trasferita in formato elettronico a Poste Italiane, ne rilascia in tempo reale gli estremi di accettazione garantendo lo stesso valore legale di quello allo sportello. Il nostro sistema utilizza i servizi di corrispondenza online host to host di Poste Italiane spa, per i quali Goldnet SRL ha un accordo ufficiale di partnership Tecnologica con Poste Italiane.
C'è un ricevuta di accettazione legale?
SI,per Atti Giudiziari e Raccomandate viene rilasciata una ricevuta legale di accettazione firmata e datata digitalmente da Poste Italiane a valore legale che e corrisponde al timbro che normalmente si riceve allo sportello fisico.
La data di spedizione dei documenti coincide con quella della transazione di accettazione da parte del sistema centrale di Poste con il quale siamo collegati, pertanto anche ai fini legali i documenti si intendono postalizzati in real-time, ossia già prima della stampa. Dopo l’accettazione i documenti vengono trasferiti da Poste Italiane ai propri centri di stampa, provvedendo quindi sotto la sua esclusiva responsabilità alle operazioni di stampa, imbustamento e recapito a destinazione.
Dopo la spedizione che fine fanno i documenti che invio?
Tutti i documenti ed i metadati transitati nella piattaforma sono archiviati per 60 giorni, disponibili quindi per le successive interrogazioni. Dopo tale periodo vengno cancellati dal sistema a meno che non si attivI un servizio di consevazione a norma, opzionale. A fine contratto se il cliente vuole possono essere estratti e consegnati, diversamente vengono cancellati con la cessazione del contratto.
E' possibile spedire anche grandi quantità di Posta?
Si,le molteplici funzionalità e la numerosità delle possibili configurazioni del servizio rendono la soluzione scalabile, capace di soddisfare tanto le esigenze di clienti a basso/medio traffico che quelle di clienti “corporate” che gestiscono migliaia di documenti/giorno.
Dopo l'attivazione quanto tempo occorre per essere operativi?
L’adozione della piattaforma consente di essere immediatamente operativo in quanto fornisce tutte le funzionalità necessarie per elaborare i documenti e trasferirli ai servizi di Poste Italiane rispettando pienamente le specifiche richieste da quest’ultimi.
Gestite i Centri di Costo?
SI, i Centri di Costo nel nstro sistema si chmano ‘strutture’ e sono configurabili dal cliente in modo da replicare la sua organizzazione per gestire, attibuire, tracciare, rendicontare, ribaltare o eventualmente rifatturare i costi postali sostenuti dai propri utenti. Tutti gli utenti possono essere associati ad uno o più Centro di Costo. In fase di sottomissione di un lotto sarà possibile specificare a quali centro di costo attribuire l’invio
C'è un ricevuta di accettazione legale?
La data di spedizione dei documenti coincide con quella della transazione di accettazione da parte del sistema centrale di Poste con il quale siamo collegati, pertanto anche ai fini legali i documenti si intendono postalizzati in real-time, ossia già prima della stampa.
Dopo l’accettazione i documenti vengono trasferiti da Poste Italiane ai propri centri di stampa, provvedendo quindi sotto la sua esclusiva responsabilità alle operazioni di stampa, imbustamento e recapito a destinazione.
Devo installare qualche programma sul PC?
Non è richiesta alcuna installazione di software, fai tutto da web. Il sistema offre una serie di funzionalità automatiche per la postalizzazione di flussi massivi mediante la semplice elaborazione di flussi PDF corredati da un file indice contenente i metadati degli indirizzi anagrafici dei destinatari, e/o i dati necessari alla creazione di eventuali bollettini postali.
Come si prepara una spedizione?
La piattaforma consente la gestione dei seguenti scenari di invio:
Invio Light – Modalità di invio on demand con preventivo in tempo reale, adatta per l’invio di piccoli lotti per un massimo di 50 destinatari.
Il documento, (word, excel, immagini, pdf, open office) può essere inviato ad uno o a molteplici destinatari inseriti in un file CSV, oppure prelevati dalla rubrica e dalle liste di distribuzione dell’utente.
Invio Massivo – Per ciascun lotto di spedizione si predispone un file .CSV nel quale, oltre alle anagrafiche dei destinatari e dei loro indirizzi, viene inserito anche il nome del file da inviare a ciascuno di loro. I documenti invece possono essere caricati dal web, se la loro somma non supera i 30mb oppure, per dimensioni fino a 1.5 gb per lotto inserendoli in un unico file .Zip depositandolo poi nell’area FTPS personale. Tutte le spedizioni sono inviate ai server di Poste Italiane in modalità batch in maniera asincrona. A fine elaborazione il cliente riceve un avviso email con l’idicazione del preventivo da confermare. Ogni lotto può contenere fino ad un massimo di 5000 destinatari per volta.
Web editor – l testo della comunicazione può essere scritto direttamente con l’editor webed inviato ad uno o più destinatari contenuti in un file .CSV, o ai contatti della rubrica dell’utente
Ci sono dei template di esmpio di questi file .CSV?
SI, i template di esempio in formato Csv sono disponibili al download direttamente nelle sezioni di pertinenza del portale. Se per esempio devi importare dei nominativi in rubrica, nella sezione importazione del menu Rubrica, avrai la possibilità di scaricare ‘quel’ file di esempio. Se devi inviare lo stesso documento a uno o più destinatari, nella sezione dell’invio troverai tutto quanto necessario
Cosè il ritiro digitale con SPID?
È la possibilità di ritirare via web anziché fisicamente un Atto giudiziario o una Raccomandata non consegnata al destinatario, ovvero posta in giacenza presso l’ufficio postale. Il ritiro può avvenire solo tramite l’accesso con SPID e una firma digitale remota, attivata gratuitamente da Poste Italiane per ciascun destinatario. Per attivarlo è necessario che l’invio sia stato realizzato con l’indicazione del Codice fiscale del destinatario.
Tracciatura ed archivio
Ogni Atto Giudiziario, Raccomandata e Telegramma ha un identificativo di spedizione che riceve gli stati di avanzamento; dalla presa in carico al recapito in funzione della tipologia di prodotto. La piattaforma restituisce tutti gli stati provenienti dai servizi di Poste Italiane e possono essere esportati in formato CSV.
E’ possibile prelevare dall’archivio documentale: il documento spedito in formato PDF comprensivo di cover page, la ricevuta di accettazione a valore legale con le data e la firma digitale del funzionario di Poste Italiane, ed una distinta con il dettaglio dei costi sostenuti.
Oltre a quanto sopra, nel caso di atto giudiziario questi viene restituito con il sigillo di conformità alla copia stampata per il recapito, firmato e datato digitalmente da Poste Italiane.
La ricevuta 23L viene restituita al mittente in cartaceo o per PEC cosi come richiesto all’atto della spedizione. Viene emessa la CAN o la CAD asseconda dell’esito della notifica. Tutte le fasi sono disponibili sul tracking ed esportabili in formato Excel.
NOTIFICA ATTI GIUDIZIARI TRAMITE UN INVIO POSTALE GENERATO CON MEZZI TELEMATICI